Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Sửa Dữ Liệu Trên Máy Chấm Công Cho Doanh Nghiệp

admin
891

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để đảm bảo việc quản lý các hoạt động của nhân viên trong công ty thì việc sử dụng máy chấm công là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên trong quá trình thao tác do một số nguyên nhân sẽ xảy ra một số sai sót hoặc thay đổi phương thức hoạt động nên người quản trị cần tìm cách sửa dữ liệu trên máy chấm công.

1. Những trường hợp cần sửa dữ liệu máy chấm công

1.1. Yếu tố con người

Khi đi làm, chắc hẳn tôi đã không ít lần gặp phải trường hợp không thể điểm danh do sự cố về điện, mạng, quên thẻ chấm công… hoặc ở một số công ty có sử dụng máy chấm công. Thời tiết ẩm ướt hoặc lạnh hoặc gió có thể ảnh hưởng đến hiệu suất thời gian của nhân viên. Một số máy chấm công nhận dạng khuôn mặt thường gặp lỗi không nhận dạng được khuôn mặt. Sau đó, bạn thông báo cho HR về vụ việc. Khi tổng hợp các bảng nhân viên để tính lương, bộ phận nhân sự cần tìm cách sửa lại dữ liệu trên bảng chấm công để đảm bảo rằng nhân viên của công ty được trả lương đầy đủ khi họ đến làm việc.

Một số công ty cho phép nhân viên trong công ty làm thêm giờ nhưng dữ liệu chấm công sẽ chỉ sửa giờ hành chính nên việc sửa dữ liệu trên máy chấm công cho những nhân viên này để phục vụ quá trình làm việc là rất cần thiết. Nhận xét lương hàng tháng.

Ngoài ra, cũng có thể nhân viên quên bấm giờ đồng hồ được ghi lại sau cuộc họp và báo cho bên nhân sự kiểm tra và thay đổi số liệu để đảm bảo tính công bằng và sự đóng góp của nhân viên.

1.2. Máy móc

Một số máy chấm công có dung lượng bộ nhớ hạn chế, các sự cố liên quan đến việc vô tình làm hỏng máy hoặc các sự cố về mạng hoặc điện khiến dữ liệu không được lưu trong máy. Điều này xảy ra nhiều hơn với các máy chấm công giá rẻ (chạy ngoại tuyến với bộ nhớ thấp). Trường hợp này cần sửa lại dữ liệu của máy chấm công.

Để khắc phục những cỗ máy thời gian bị hỏng một lần và mãi mãi, các doanh nghiệp, tập đoàn và tổ chức có thể chuyển sang ứng dụng định thời gian thay thế. Thay vì hẹn giờ, mọi người có thể kiểm tra điểm danh thông qua nhận dạng khuôn mặt chỉ bằng cách đăng nhập vào tài khoản trên điện thoại thông minh của họ. Ứng dụng chấm công có thể tiết kiệm chi phí mua máy chấm công cho các công ty, đặc biệt là các công ty có đông nhân viên sử dụng máy chấm công thẻ từ, giảm thời gian xếp hàng chờ đợi của nhân viên. Các vấn đề cơ học gây ra bởi các hạn chế.

Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khiến máy hoạt động không ổn định khiến các nhà quản lý phải đau đầu tìm cách sửa lại dữ liệu của máy chấm công.

2. Hướng dẫn cách sửa dữ liệu trên máy chấm công

2.1. Dành thời gian để xóa dữ liệu nhân viên đã nghỉ việc

Luân chuyển người ra vào là hoạt động bình thường của các doanh nghiệp. Một nhân viên rời đi sẽ vẫn có dữ liệu được lưu trong máy chấm công. Cuối mỗi tháng, khi dữ liệu báo cáo thời gian được tải về máy chủ, những nhân viên đã nghỉ việc vẫn nằm trong danh sách này, điều này sẽ dẫn đến thời gian thao tác thống kê lâu hơn và thời gian cần thiết để thu thập dữ liệu và báo cáo cho bộ phận. Phòng ban. Do đó, việc xóa dữ liệu nhân viên khỏi máy chấm công sẽ giúp máy chấm công quản lý công việc của nhân viên dễ dàng hơn. Tiến hành như sau:

Bước 1: Nhấn và giữ phím M / OK trong khoảng 5 giây. Menu chính sẽ xuất hiện trên màn hình
Bước 2: Chọn Thư mục người dùng
Bước 3: Chọn tất cả người dùng
Bước 4: Xóa tên nhân viên

2.2. Nếu một nhân viên đã từ chức bị xóa khỏi phần mềm chấm công

Việc chỉnh sửa dữ liệu trên máy chấm công có nhiều hạn chế khi thao tác chỉ được sử dụng với các nút điều khiển. Đặc biệt, hoạt động phức tạp và khó thực hiện hơn. Chính vì vậy mà hiện nay, để thuận tiện cho việc quản lý chấm công nhân viên trên hệ thống máy tính, các doanh nghiệp nói chung sử dụng nhiều phần mềm quản lý chấm công tương thích với máy chấm công hơn. Mỗi phần mềm có một cách chỉnh sửa dữ liệu khác nhau nhưng nhìn chung đều được thực hiện theo 3 bước cơ bản:

Bước 1: Truy cập danh sách mọi người
Bước 2: Bật quản lý thông tin cá nhân
Bước 3: Thực hiện chỉnh sửa (thêm, xóa, xử lý ...) và lưu dữ liệu cập nhật

2.3. Thêm-Chỉnh sửa-Xoá giờ cho nhân viên

Cần chỉnh sửa thời gian cho nhân viên trong trường hợp nhân viên quên bấm giờ, thay đổi thời gian của nhân viên khi doanh nghiệp cần hoặc xóa dữ liệu không cần thiết. Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:

Bước 1: Chọn Thời gian và Báo cáo
Bước 2: Chọn Chỉnh sửa thời gian
Bước 3: Có 3 hoạt động để sửa:

- Thêm thời gian: Vui lòng chọn nhân viên bạn muốn thêm thời gian. Tiếp theo, nhấp vào Thêm. Sau đó, chọn và điền thời gian ra vào của nhân viên. Nhấn Đồng ý để kết thúc.

- Chỉnh sửa thời gian: Trong vùng chọn đối tượng, chọn nhân viên có thời gian bạn muốn chỉnh sửa. Trong phần Chọn ngày của vùng dữ liệu, hãy chọn ngày bạn muốn chỉnh sửa dữ liệu. Khi phần mềm hiển thị dữ liệu thời gian của ngày bạn đã chọn, bạn sẽ chỉnh sửa thời gian và nhấn OK để hoàn tất.

- Xóa giờ làm việc: Trong vùng chọn đối tượng, chọn nhân viên có thời gian bạn muốn xóa. Trong phần Chọn ngày của vùng dữ liệu, hãy chọn ngày bạn muốn xóa dữ liệu. Khi phần mềm hiển thị dữ liệu thời gian cho ngày bạn đã chọn, Bạn sẽ xóa thời gian và nhấn OK để hoàn tất.

Xem Thêm:

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách sửa dữ liệu trên máy chấm công cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp làm công việc quản lý thời gian của nhân viên. Hy vọng bài viết này giúp bạn có thêm kiến thức để có thể thực hiện công việc của mình nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chúc may mắn với việc học và công việc của bạn.

Mọi thông tin chi tiết, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với TCtech theo thông tin như sau:

Điện thoại: 0988 192 526 - 024 666 39 247
Địa chỉ: Tổ 3, Phường Giang Biên, Quận Long Biên, TP Hà Nội - Số 9 Ngõ 3/2 Nhân Hòa, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội
Email: Sales@tctech.vn - Buitrung@tctech.vn - Ducchien@tctech.vn

Chia sẻ