Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công đầy đủ nhất 2021

Máy chấm công là thiết bị hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả được ứng dụng rộng rãi tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Tùy vào mục đích sử dụng mà có thể lựa chọn máy chấm công bằng vân tay, thẻ từ hay khuôn mặt sao cho phù hợp nhất. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng máy chấm công chi tiết theo từng loại. Mời các bạn cùng tham khảo!

1. Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay

Thiết bị máy chấm công bằng vân tay cho phép nhận dạng danh tính người dùng thông qua tính năng nhận diện vân tay. Dưới đây là cách sử dụng máy chấm công chi tiết nhất.

Hệ thống phím chức năng trên thiết bị máy chấm công

Các phím số từ 0 đến 9 trên thiết bị có chức năng cài đặt ID cho người dùng, đồng thời thể hiện tương ứng các chữ cái đặt tên cho nhân viên.

Phím ESC dùng để thoát ra hoặc quay trở về màn hình chính.

Phím OK/M trên bàn phím dùng để vào menu của thiết bị. Đồng thời, trong mục quản lý nhân viên phím này còn có công dụng sửa, xóa tên của nhân viên dễ dàng hơn.

Phím di chuyển trái phải giúp thay đổi ID nhân viên theo một hằng số khác không phải ID cố định.

Hướng dẫn đăng nhập menu thiết lập thông số kỹ thuật

Bước 1: Mở giao diện màn hình

Nhấn giữ phím OK/ M từ 3 đến 5 giây để mở giao diện menu màn hình chính. Sau khi vào màn hình, bạn có thể tiến hành cài đặt, thay đổi các thông số, cài đặt hệ thống thông tin,..

Bước 2: Quản lý, khai báo nhân viên

Tại mục nhân viên mới trên màn hình, người dùng được phép đăng ký, khai báo thông tin, ID, dấu vân tay,…., cho nhân viên mới. Tiếp đến chọn phím OK để bắt đầu quá trình khai báo thông tin.

Bước 3: Đăng ký vân tay cho nhân viên

Mỗi nhân viên thường sẽ được đăng ký tối đa 10 mã vân tay, tuy nhiên đa số các công ty chỉ sử dụng 2 mã.

Bạn chọn mục VT trên giao diện để bắt đầu đăng ký mã vân tay. Khi giao diện được mở ra, đặt đầu vân tay cần lấy lên hệ thống mắt đọc của thiết bị và xác nhận thông tin bằng việc nhấn 3 lần liên tiếp.

Khi màn hình hiển thị dấu tích màu xanh chứng tỏ khai báo thông tin thành công. Còn trường hợp xuất hiện dấu X đỏ chứng tỏ đang còn lỗi và bạn phải tiến hành khai báo lại thông tin.

Bước 4: Kết nối phần mềm với thiết bị máy chấm công vân tay

Tại đây mọi thông tin của nhân viên sẽ được đồng bộ và kết nối giữa thiết bị và phần mềm. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên máy tính giúp cho nhà quản lý dễ dàng theo dõi, nắm bắt thông tin tốt hơn.

Bước 5: Chấm công

Nhân viên khi đến công ty, chỉ việc cho đầu ngón tay có dấu vân tay đã đăng ký trước đó vào đầu đọc vân tay. Thông qua dấu vân tay, thiết bị sẽ tự động nhận diện và chấm công cho bạn.

2. Hướng dẫn sử dụng máy chấm công thẻ từ

Để sử dụng máy chấm công bằng thẻ từ, các bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký thẻ nhân viên

Trên thiết bị chọn mục menu xuất hiện giao diện chính tại màn hình. Tại đây, bạn chọn đến mục quản lý người dùng, nhấn phím Ok, bắt đầu điền thông tin đăng ký thẻ nhân viên. Tiếp đến, chọn mục OK và đặt ID cho nhân viên để kết thúc thao tác đăng ký thẻ.

Bước 2: Kết nối thiết bị với phần mềm

Thông tin của nhân viên sau khi được đăng ký sẽ lưu trữ và đồng bộ với máy tính được kết nối thiết bị. Đồng thời, mọi thông tin nhân viên sẽ được lưu trữ, tích hợp thông qua chiếc thẻ từ.

Bước 3: Sử dụng thẻ từ chấm công

Nhân viên khi đến công ty và thực hiện thao tác chấm công chỉ việc đưa thẻ từ vào đầu đọc thẻ. Hệ thống thiết bị sẽ nhận diện thông tin qua địa chỉ ID trên thẻ và bắt đầu quá trình chấm công hoàn tất.

3. Hướng dẫn sử dụng máy chấm công khuôn mặt

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt là dòng sản phẩm có tính năng độc đáo, vượt trội hơn so với các dòng máy chấm công trên thị trường hiện nay. Người dùng chỉ việc sử dụng hình ảnh khuôn mặt của mình để chấm công vô cùng tiện lợi. Sử dụng máy chấm công nhận diện khuôn mặt đơn giản với các bước sau:

Bước 1: Thiết lập kho dữ liệu nhân viên

Hệ thống dữ liệu nhân viên khi đưa vào đầu đọc thẻ của thiết bị bao gồm hình ảnh nhận diện, họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, mã số,….

Bước 2: Kết nối phần mềm với thiết bị

Sau khi kho dữ liệu nhân viên được cập nhật, mọi thông tin sẽ được tự động hóa đồng bộ và cho phép thiết bị đi vào sử dụng.

Bước 3: Thực hiện chấm công nhận diện khuôn mặt

Tại đây, nhân viên đứng trước màn hình, nơi có camera của thiết bị để bắt đầu chấm công. Máy chấm công sẽ tiến hành lấy thông tin, phân tích và so sánh đối chiếu với thông tin gốc được khai báo trước đó. Nếu đúng với hình ảnh cung cấp trong dữ liệu, ngay lập tức phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ mọi thông tin của nhân viên để chấm công.

Như vậy, chỉ với các thao tác vô cùng đơn giản, bạn đã có thể dễ dàng sử dụng máy chấm công. Hy vọng thông qua bài viết hướng dẫn sử dụng máy chấm công của Tctech các bạn có thể vận hành thiết bị một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.